Optimiza la Gestión de Pedidos con las extensiones de Vtiger CRM

Antes de comenzar a hablar de como optimizar la gestión de pedidos en nuestro negocio con las extensiones de Vtiger CRM de pago de Vtexperts vamos a definir que es una Gestión de Pedidos: cuando un cliente hace la solicitud de un producto o servicio por nuestra página web, por teléfono, por nuestra tienda virtual, o solicitando a través de redes sociales donde tras realizar esta solicitud ya pasa a ser nuestro nuevo cliente y es el momento en que entra en circulación llevar una buena gestión a través de nuestra estrategia de CRM a ejecutar con una solución software especializada para captar toda la información posible de ese cliente, para ofrecerle después todos nuestros productos o servicios, tener una visión 360 de nuestro cliente y para conseguir su plena satisfacción de relación con nuestra empresa y por ende traiga por ejemplo a otros clientes.

¿Ahora seguro te estarás preguntando con cuál CRM puedo gestionar de forma óptima todos los pedidos de nuestros clientes?

Pues te tengo la solución a esta pregunta a través de nuestro software libre Vtiger CRM. Con el podemos simplificar todo este proceso de gestión de pedidos de venta y de compra con todos los módulos y funciones de gestión de pedidos con los que cuenta nuestra herramienta, que abarca desde la compra de productos hasta su venta y entrega a través de la gestión de pedidos. 

Pasamos a realizar una descripción general que explica cómo podemos implementar todos estos procesos, dentro de los módulos de gestión de pedidos de Vtiger CRM:

1. Gestión de productos: es el catálogo donde se administran los productos, servicios y tarifas de precios. Se pueden manejar los conceptos de producto con stock y venta de servicios sin un stock definido. Te indico funciones disponibles: 
   • Órdenes de Compra: es un documento legal que se crea para solicitar y después adquirir productos de tus proveedores. En esta orden de compra se incluye:
     • • • Información de la la cabecera de la orden de compra
         • Detalles de la dirección de entrega del material
         • Términos y condiciones legales en la contratación y solicitud
         • Descripción de detalles sobre los productos a adquirir
         • Detalles concretos de cantidad de los artículos y precios de compra pactados con el proveedor
         • Precios negociados reflejados, Impuestos aplicables, descuentos negociados
   • Recepción de Productos: una vez que los productos llegan a nuestro almacén se gestiona el estado de la orden de compra para marcarla en un estado recibido, así se se reciben en nuestro sistema y registra un aumento de los stocks de esos productos
2. Gestión y Almacenamiento: 
   • Control de Stock: La gestión de inventarios en Vtiger CRM se basa en listas de selección para añadir, reducir y eliminar existencias mediante acciones automatizadas de gestión de productos. Estas funcionalidades proporcionan una plataforma integral para manejar el inventario, gestionar pedidos de venta y coordinar las operaciones del control de almacén. El sistema de gestión no soporta de base la gestión multialmacen y el control de ubicaciones de productos en el almacén pero estas funciones pueden ser desarrolladas y extendidas en nuestro sistema. Con estos módulos en VTiger CRM las empresas pueden optimizar sus procesos, incrementar la precisión del inventario y reducir significativamente el riesgo de stock faltantes o exceso de existencias. Los servicios de la empresa no se ven afectados por un control de stock donde esta funcionalidad solo afecta al módulo de gestión de productos. 
   • Regularizaciones del Inventario: realizar ajustes en el stock en caso de daños, pérdidas de forma manual y directa en la base de datos
3. Procesamiento de Pedidos de Venta:
   • Órdenes de Venta: Una orden de venta es un documento enviado a los clientes para confirmar la venta de productos o servicios. Al aceptar este documento, el cliente obliga al vendedor a entregar los bienes en la fecha y al precio acordados.

     La orden de venta dentro de la base de datos contiene varios datos importantes, tales como el número de orden de venta, la orden de compra relacionada, el establecimiento de la posible factura recurrente periódica a crear automáticamente a partir de este pedido, la dirección de facturación y envío de mercancia, los productos o servicios adquiridos en esta orden de venta, los precios y los impuestos correspondientes, las condiciones de contratación.

   • Reserva de Stock: Una vez que cambiamos el estado del pedido en el inventario correspondiente se reservan unidades de stock para el pedido del cliente en proceso asegurando así que los productos estén disponibles para este cliente y no se vendan a otros terceros clientes.
4. Facturación y Envío:
   • Facturación: Una factura es un documento detallado legal y no negociable entre cliente y nosotros que enumera los productos o servicios proporcionados al cliente en un pedido previo o presupuesto de servicios aceptado. Así se emite una factura para el cliente, basada en una posible orden de venta relacionada con esta factura o un presupuesto aceptado inicial. La factura puede ser por una parte fraccionada de ese pedido o presupuesto iniciales de las que deriva. También se pueden crear facturas directamente sin basarlas en ningún documento de pedido o presupuesto previos. Igualmente la funcionalidad de facturación recurrente que dispone Vtiger CRM permite la creación automática de estas periódicamente.
   • Envío de Productos a través de ordenes de venta: se prepara y envía el producto al cliente, actualizando nuevamente los stock del inventario.
5. Monitoreo y Reportes:
   • Actualización de Inventario: Después de cada transacción, el sistema actualiza automáticamente los niveles de stock.
   • Reportes de Inventario: Generas informes para analizar el rendimiento del inventario, identificando tendencias y ajustando la estrategia de gestión.

Ventajas de las Herramientas de Gestión de Pedidos de Vtiger CRM

• Gestión de stocks de inventario mejorada: Los sistemas de gestión de inventario proporcionan visibilidad en tiempo real de los niveles de existencias, permitiendo a las empresas gestionar sus stocks y productos de manera más eficiente. Esto ayuda a minimizar tanto la escasez como el exceso de stocks en el inventario, resultando en menores costos asociados con el mantenimiento de inventarios para el negocio.
• Aumento de los Ingresos: Al utilizar sistemas de gestión de inventario más optimizados las empresas pueden procesar pedidos de manera más rápida y precisa, lo que puede generar mayores ingresos por ventas y optimización de stocks de nuestro negocio.
• Costos Reducidos: Los sistemas eficaces de gestión de inventarios pueden ayudar a reducir los costos empresariales al evitar excesos de existencias innecesarios y facilitar una rotación de inventario más rápida, eficaz y controlada.
• Sincronización bidireccional de clientes (cuentasclientes/contactos): facturas, pagos, cotizaciones (estimaciones), pedidos de venta (recibos de venta), pedidos de compra, proveedores y artículos (servicios y productos) . Una opción fácil de activar para sincronizar datos de forma manual o programada. Admite campos personalizados en la factura y en el cliente (con un mapeo flexible).

Optimiza tus pagos con el módulo de VTExperts Payments (Gestión de Pago):

VTExperts Payments, es una poderosa extensión diseñada para que los usuarios puedan registrar múltiples pagos contra una factura de manera rápida y eficiente. Este módulo de extensión incluye una calculadora intuitiva que determina los pagos basándose en el saldo o el importe total de la factura.

Desarrollada para maximizar la eficiencia y precisión, VTExperts Payments, ofrece una serie de accesos directos integrados, como el total de balance de saldo del negocio, la edición rápida y la programación de pagos. Además, admite flujos de trabajo personalizados para adaptarse a las necesidades específicas de tu organización.

• Características destacadas:
  • Calculadora intuitiva: Mejora la precisión y la eficiencia en la gestión de pagos.
  • Pagos múltiples/fraccionados: Facilita la administración de diferentes tipos de pagos.
  • Estados y tipos personalizados: Permite una gestión más detallada y adaptada a tus requerimientos de pagos.

Mejora la eficiencia con Easy Item Lookup para VTiger CRM:

La extensión Easy Item Lookup de Vtexperts para VTiger está diseñada para aumentar significativamente la eficiencia al agregar productos y servicios a facturas, cotizaciones y órdenes de compra y venta. Utiliza un método similar al de cualquier tienda online, donde seleccionas una categoría y los artículos se actualizan según la categoría seleccionada.

• Características destacadas:

• • Hasta 3 campos de “categoría”: Limita tu búsqueda por cualquier campo de la lista de productos/servicios (categoría, subcategoría, fabricante, tipo, etc.).
  • Filtro por proveedor: Funciona de manera similar al filtro de categoría.
  • Productos, paquetes y servicios: Todo en la misma ventana emergente.
  • Filtros varios: Incluye opciones como solo en existencia, inactivos y solo paquetes.
  • Ventana emergente rediseñada: Para una búsqueda de productos y servicios más eficiente.

Personalizador Avanzado de Detalles de Artículos en VTiger CRM (Item Details Customizer Advance (IDCA))

El Personalizador de Detalles de Artículos de VTiger CRM, es una extensión de Vtexperts que está diseñado para transformar los módulos de la gestión de cotizaciones, facturas, órdenes de compra y ventas. Esta herramienta avanzada permite agregar columnas y campos personalizados, así como ocultar los existentes, ofreciendo la posibilidad de especificar fórmulas para cada columna y personalizar completamente los totales.

Características destacadas:

• • Rediseño de columnas: Personaliza la sección de detalles del artículo según tus necesidades.
  • Fórmulas personalizadas: Admite la creación de fórmulas específicas para cada columna.
  • Compatibilidad: Funciona con cotizaciones, facturas, órdenes de compra y ventas.
  • Integración con PDF Maker: Facilita la generación de documentos PDF personalizados.

Conclusión

Las herramientas de gestión de pedidos en Vtiger CRM permiten manejar todo el proceso de venta de un Producto o Servicio, de manera eficiente y con periodos de entrega a nuestros clientes más optimizados, así el cliente tiene una buena experiencia de usuario y nuestro negocio genera mayores ingresos. Vtexperts es un proveedor especializado en el desarrollo y venta de módulos y extensiones de Vtiger CRM Open Source que permite extender sus funciones en la gestión comercial. 

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