Las soluciones de cliente de correo electrónico de Microsoft Outlook junto a su servicio en la nube de Office 365 son de los más utilizados por nuestros clientes. Es por ello que en este artículo hablamos en detalle sobre el Plugin de integración entre vTiger CRM 7.x y Microsoft Outlook con su posibilidad de vinculación con Office 365, aunque igualmente se puede utilizar con cualquier otro buzón de correo electrónico de cualquier servidor de Hosting de correo.
Office 365 es una solución ofimática y de correo en la nube que ofrece Microsoft a sus clientes como Software como servicio. Resulta que desde las soluciones de Microsoft Outlook 2010 en adelante es posible de conectar este cliente de correo con el servicio de buzón de correo electrónico que nos suministra Office 365.
El correo electrónico y nuestra plataforma de vTiger CRM 7.X deben estar fuertemente vinculados que busquemos un puente de integración que facilite el flujo de información entre ambas plataformas.
Desde vTigerSpain.es hemos puesto a funcionar la versión del Plugin cuyo ejecutable es vtigerCRMOutlookPlugin-6.1-X86.exe con una versión de vTiger CRM 7.x programando adaptaciones a las clases de la API de integración. Es decir, dado que el Plugin es más antiguo que la versión reciente de vTiger CRM Open Source estos no estaban compatibilizando y se hace necesario programar un parche de actualización para hacerlos compatibles.
La sincronización se puede establecer de forma Bidireccional o bien solo de desde el CRM hacia el Microsoft Outlook o viceversa. Se puede fijar en la configuración que se sincronice o no la información de tareas y eventos de calendarios.
Una vez funcionando podemos identificar estos casos de uso del Plugin instalado:
a) Cuando dado un correo importante de un contacto, pre-contacto, cuenta o proveedor nos entra en nuestra bandeja de entrada de Microsoft Outlook podemos pulsar cómodamente un botón para subirlo automáticamente al vTiger CRM (junto a sus posibles documentos en attach que podrían ser incluidos adjuntos) y que quede asociado a la ficha de nuestro contacto, cuenta, proveedor en el vTiger CRM 7.X. Así este correo quedará visible por otros compañeros del CRM e historificado como gestión de relación que se ha mantenido con ese cliente.
b) Dada toda nuestra base de datos de contactos que hemos estado insertando a lo largo del tiempo en Microsoft Outlook nos interesa subir automáticamente estos datos al vTiger CRM para que otros compañeros puedan disponer de estos contactos de forma compartida. Estos contactos el sitio natural donde residir es el repositorio central maestro de datos de contactos de la empresa que es justamente la tabla de contactos de vTiger CRM 7.X, el hecho de que solo estén en el Microsoft Outlook local de un usuario implica el riesgo de que si ese PC o disco duro desaparecen estos datos igualmente se perderían. La sincronización de contactos puede ser bidireccional entre ambos sistemas, así igualmente de forma cómoda puedo bajarme todos los contactos del vTiger CRM a mi Microsoft Outlook para disponer de ellos de forma local.
c) Todas las tareas que me han asignado en mi calendario de vTiger CRM puedo automáticamente bajarlas y sincronizarlas con mi calendario dentro de Microsoft Outlook. Esto me permite disponer de forma local en mi Microsoft Outlook de todos los datos que dispongo en el vTiger CRM.
Con esto si tenemos identificada de forma clara la necesidad de integración de ambos sistemas solo nos queda proceder con los pasos para su instalación e integración.
El manual el Plugin y sobre como instalarlo y usarlo puedes verlo en : https://wiki.vtiger.com/index.php/Outlook_Plugin#Installation
Desde esta dirección podemos ir bajando el Plugin a instalar en los equipos donde tenemos el Microsoft Outlook de los usuarios que lo vayan a implantar el sistema para hacer la integración de los emails al vTiger CRM.
Hay que indicar que dentro de vTiger CRM por cada usuario en la sección de sus preferencias existe el campo “Clave de acceso” el cual es la “api de acceso contraseña” que debe ser insertada en el password de este Plugin dentro de Microsoft Outlook en vez de la “password” del usuario con la cual se loguea al vTiger CRM desde el login web.
En vTigerSpain.es somos especialistas en la implantación e integración de este tipo de Plugins entre vTiger CRM 7.X y 6.X y Microsoft Outlook.
