En este artículo explicaremos como cumplir con la GDPR dentro de vTiger CRM donde vemos las posibilidades que nos da la herramienta de eliminar y evitar los contactos duplicados.
Con la definitiva implantación de la GDPR, las empresas están tomando medidas para mantener sus datos dentro del CRM lo más correctos y actualizados posibles. Sin embargo, muchas empresas, tienen problemas a la hora por cumplir la normas debido a un problema común que su herramienta CRM no le permite gestionar bien: el manejo de registros duplicados.
¿Por qué los registros duplicados nos provocan que incumplimos la norma de la GDPR Europea?
Supongamos que ha guardado los datos de contacto de uno de sus clientes, Matthew McLeon, dos veces. Un registro tiene a Matthew McLeon como nombre, dirección de correo electrónico y fecha de nacimiento. Y el otro registro tiene a Matt McLeon como nombre, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento y número de teléfono.
Matthew llama a vuestra empresa y quiere saber qué información personal tienes almacenado de el dentro de tu CRM. Miras el CRM, encuentras el primer contacto con Matthew McLeon como el nombre y le dices que tienes su ID de correo electrónico, fecha de nacimiento y domicilio. No sabe que hay otro registro que contiene su número de teléfono. Después de unos meses, llama a Matthew para contarle sobre una oferta. Pero, Matthew está molesto ya que no le informaron que tenía su número, claramente rompiendo GDPR con el consiguiente incumplimiento de la norma por parte de vuestra empresa y riesgo que se corre por recibir sanciones a este respecto.
Este es solo un ejemplo de cómo los duplicados pueden poner en compromiso a nuestra empresa en sus esfuerzos del cumplimiento de la nueva norma GDPR Europea.
¿Cómo gestionar los duplicados en vTiger CRM?
Si está utilizando Vtiger, entonces mantener limpios y sin duplicados los datos del CRM es una tarea fácil. La herramienta de administración de detección de duplicados de vTiger te permite prevenir, detectar, fusionar y eliminar registros duplicados.
Con vTiger CRM puedes hacer cosas como:
Buscar automáticamente duplicados ocultos: en el ejemplo anterior, si había abierto el registro de Matthew en Vtiger CRM, habría sido alertado instantáneamente de un registro duplicado. Y una vez que se lo advierta, Vtiger le permite fusionar o eliminar el registro duplicado para asegurarse de tener una sola vista de dicho contacto.
Evitar la creación de registros duplicados: Vtiger le ofrece una forma de “configurar reglas para evitar duplicados” para evitar registros duplicados a futuro. Puede decirle a Vtiger qué campos – apellido, ID de correo electrónico, número de teléfono – en el proceso de alta de un registro de contacto se consideran únicos, y Vtiger le advierte automáticamente cuando intenta guardar otro registro con el mismo valor ya existe en la base de datos. Detecta registros que están activos y son duplicados pero no registros que estén en la papelera o hayan sido eliminados.
Manejar duplicados durante la importación masiva de datos: para mantener la integridad de los datos de CRM, Vtiger durante el proceso de importación puede comprobar automáticamente si hay duplicados antes de importar datos de otras fuentes.
Durante una importación podemos establecer que en caso de detección de duplicado el nuevo dato se descarte o bien sobreescriba al anterior registro o bien que se haga una mezcla entre ambos (si hay campos vacios se combinan ambos registros).
Detección y limpieza de los duplicados existentes: en cualquier momento, puede verificar los contactos duplicados existentes con dos clics. Cuando se pone en marcha, Vtiger rastrea rápidamente los registros que comparten valores de campo idénticos y muestra el resultado. Puede eliminar registros duplicados o combinarlos.
Utilice estas cuatro funciones de manejo de duplicados que le permite vTiger CRM para asegurarse de que sus datos dentro del CRM nunca entrarán en conflicto con el cumplimiento de GDPR.
En vTigerSpain somos consultores especialistas en la implantación de la versión de vTiger CRM de la comunidad de OpenSource.
