Adaptación de vTiger CRM para el Sector de la Formación

La solución CRM que integra gestión de matrículas y alumnos.

En vTigerSpain.es hemos completado programación de scripts que permiten una integración con plataforma Moodle para la tramitación del alta del login y password del alumno una vez se confirma el estado a completado de la ficha de la matrícula dentro de vTiger CRM.

Módulos de Formación Centrales

Módulo de Profesores
Registra el conjunto de profesores, tutores y formadores disponibles. Este módulo no solo permite asociarlos a los distintos grupos formativos y cursos, sino que también funciona como un centro de gestión para su carga docente.Centralice la información de contacto, la especialización/temáticas impartidas, y la disponibilidad horaria de cada docente. Esto facilita la asignación optimizada de recursos, la gestión de su documentación contractual y el cálculo de sus horas lectivas, garantizando una planificación eficiente de la plantilla.
Módulo de Matrículas
Registra el conjunto de Matrículas que hay con los clientes y alumnos. Toda Orden de Venta puede tener asociado un presupuesto del cual esta generado a partir de el. Una Orden de Venta tiene N productos/servicios sobre los que se procesa. Cada matricula se puede vincular a un grupo formativo perteneciente a un curso o bien a varios.
Módulo de Alumnos
Registra las personas o contactos que son alumnos que están vinculados a cada una de las cuentas, todo contacto/alumno esta relacionado con una Cuenta, la cual es la empresa para la que trabaja. El contacto/alumno tiene datos de email, teléfono, dirección específicos del mismo y que pueden ser distintos al de su Cuenta asociada.
Módulo de Grupos
Registra el conjunto detallado de los grupos formativos o aulas virtuales que se crean a partir de un curso concreto. Este módulo es el núcleo de la logística de la formación, permitiendo definir una agrupación específica con un horario concreto, un centro asignado y un profesor responsable.Los Grupos actúan como contenedores donde se vinculan las matrículas de los alumnos, facilitando el control de aforo, la gestión de asistencias y la comunicación segmentada. Esto asegura una organización precisa de las clases y permite un seguimiento individualizado del rendimiento del grupo.
Módulo de Cursos
Registra y gestiona el catálogo maestro de toda su oferta educativa. Este módulo centraliza el conjunto de cursos disponibles para sus servicios formativos, actuando como la plantilla base de la que se derivan los Grupos y Matrículas.Cada curso contiene la información esencial, como la descripción detallada de contenidos, temáticas, objetivos de aprendizaje y horas lectivas. Además, permite cargar y vincular la documentación oficial (programas, syllabus) y definir los requisitos previos. Una gestión precisa de los cursos garantiza la coherencia en su oferta y facilita la creación rápida de nuevos grupos.
Módulo de Portal del Alumno
Portal de acceso para los alumnos para el registro y gestión de matrículas de. A través de un login/password que le llega por email automáticamente el cliente se conecta a este portal y puede trabajar con: las matrículas registradas, el listado de presupuestos que se le han emitido, el listado de facturas, el listado de incidencias a gestionar, abrir una nueva incidencia.

Optimización de la Gestión Administrativa y Financiera

Módulo de Productos/Servicios

Registra todos los productos y servicios, con sus respectivos precios de venta, distintas tarifas de ventas, Iva aplicable, stock disponible. Los servicios son productos especiales, los cuales no tienen stock. Hay posibilidad de clasificar por familias de productos. Todos los productos son visibles a la hora de hacer presupuestos, órdenes de venta, facturas, órdenes de compra. Cada producto tiene un Stock en el almacén donde por cada Albarán de Entrada se ve incrementado y por cada Factura de Venta se ve decrementado.

Módulo de Domiciliaciones Bancarias

Este módulo permite aglutinar un conjunto de recibos bancarios y lanzar un fichero XML para ser cargado como una domiciliación bancaria en el banco cumpliendo la norma SEPA.

Módulo de Campañas

Registra el conjunto de campañas comerciales que se quieren gestionar desde el CRM. A una campaña comercial puedes agregarle N registros de Contactos, Precontactos, o Cuentas. Como fruto de una campaña tienes M registros de nuevas oportunidades de negocio generadas.
Podemos enviar automáticamente emails personalizados uno a uno a todos los contactos asociados a la campaña y medir las aperturas de emails que se han producido por parte de los contactos.

Módulo de Gestión de Cobros y Pagos

Registra el conjunto de Cobros de Facturas (Efectos) pendientes y los marca como completados tras la conciliación bancaria. Tras registrar los cobros de la Factura pendiente, esta queda marcada como Pagada automáticamente. Desde la factura se crea un registro de cobro nuevo con la cantidad de cobro que queda restante para dicha Factura.

Para los pagos a proveedores estos pueden ser registrados en este mismo módulo, toda Factura de compra de proveedor se le van asociando los registros de pagos, quedando marcadas como pagadas las facturas de proveedor automáticamente tras la marca como completados de dichos pagos.

Módulo de Órdenes de Compra/Albaran Compra/Factura Compra

Registra el conjunto de Peticiones de Compras, Albaranes de Entrada, Facturas de Compra que se efectúan hacia los proveedores. Toda orden de compra está asociada a un proveedor y tiene una fecha de registro. La orden de compra tiene N productos/servicios asociados. Dentro de la orden de compra, cuando confeccionamos la misma podemos elegir como precio del producto al precio de una tarifa especial de compras. La orden de compra es transformada a Albarán de Entrada y ahí en el momento que se pone a estado “recibido” esto provoca que el Stock del producto se vea incrementado en las N unidades de dicho producto en el Albarán de Entrada.

Módulo de Presupuestos

Registra los presupuestos que se van emitiendo a cada Cuenta. Dado un presupuesto se compone de N líneas de productos/servicios a presupuestar. Todo presupuesto puede imprimirse a PDF, puede asociarse a una oportunidad de negocio y tiene una fecha de emisión del mismo. Los presupuestos pueden pasar por distintos estados (creado, pendiente, aceptado). Todo presupuesto podemos generar a partir de el una copia de Orden de Venta o una copia de Factura correspondiente (Facturarlo).

Módulo de Exportación hacia Contaplus

Permite la exportación a ficheros CSV compatibles con Contaplus de los registros de cuentas, facturas y recibos bancarios para ser importados dentro del programa Contaplus.

Módulo de Clientes

Registra el conjunto de empresas, organismos o particulares que son la fuente de sus ingresos y la base de su negocio. Más allá de la información básica, este módulo permite establecer la relación jerárquica (ej. Empresa como pagador de un Alumno) y gestionar todas las interacciones a lo largo del tiempo.

Desde aquí, puede emitir directamente matrículas, generar recibos bancarios y emitir facturas. Además, permite la asociación de oportunidades de negocio y el seguimiento detallado de cada lead hasta su conversión, asegurando una gestión comercial completa y centralizada de todas las cuentas.

Aquí tenemos otros módulos desarrollados para tí.

Módulo de Campañas de Emailing programado
Permite programar de campañas de envio de email automático a partir de plantillas de HTML para ser enviadas a un conjunto de precontactos o contactos del crm que cumplen un criterio de búsqueda.
Módulo de Encuestas
Registra las encuestas de satisfacción que nos remiten los clientes
Módulo de Asistencias
Registra las faltas de asistencias a las clases de los distintos alumnos en la base de datos.
Módulo de Whatsapp
Permite el envío y recepción de mensajes whatsapp hacia los alumnos y hacia las cuentas/clientes. Todos los mensajes whatsapp quedan archivados automáticamente en las fichas de los alumnos.
Módulo de Centros
Registra el conjunto de centros formativos disponibles para vincular en cada grupo.
Módulo de Documentos
Gestiona documentos que pueden ser asociados a Cuentas, Contactos, Precontactos, Oportunidades, Presupuestos, Facturas y otros módulos principales. Se puede estructurar en carpetas toda esta gestión documental. Se pueden adjuntar estos documentos en el proceso de enviar emails desde la propia herramienta.
Módulo de Aulas
Registra el conjunto de aulas disponibles y el control de la reserva de las mismas en un calendario.
Módulo de Calendario
Visualización en un Google Calendar de todos los eventos y fechas que ocurren en el sistema. Registro de visitas comerciales, cumpleaños de contactos, tareas pendientes, vencimiento de oportunidades, vencimiento de facturas, inicio de proyectos, inicio de actividades.
Módulo de Precontactos
Registra una base de datos de potenciales personas que pueden hacer negocios con nosotros. A los precontactos podemos asociarles Tareas y Eventos de visitas comerciales o llamadas dentro del Calendario.
Módulo de Tareas / Eventos
Dado un contacto, precontacto, o cuenta podemos crearle un registro de Tarea o de Evento que permite controlar dentro del calendario la fecha de realización de la misma, igualmente queda registrado y asociado dentro de la ficha del contacto.
Módulo de Solicitudes / Oportunidades
Registra todas aquellas oportunidades de negocio de ventas de cursos detectadas con cuentas o contactos/alumnos, cada solicitud tiene un curso vinculado de interés por parte del alumno. Una vez convertimos el precontacto el programa nos da la opción de crear una oportunidad de negocio con la cuenta/contacto creado.
Módulo de Tickets
Registra el conjunto de incidencias de posventa que hay con Cuentas o Contactos de clientes. Dada una incidencia, esta pasa por distintos estados (pendiente, en progreso, resuelta). Las incidencias pueden ser aperturadas automáticamente en el vTiger por un email que envíe un cliente o bien por un alta desde el módulo de portal de clientes.
Módulo de Proveedores
Registra la base de datos de proveedores que se disponen para poder emitir órdenes de compra hacia los mismos.
Módulo de Facturas
Registra el conjunto de Facturas de ventas que hay hacia Clientes (Cuentas). Toda factura puede estar asociada a un Presupuesto, Pedido o Albarán inicial generado a partir de ella.
Módulo de Moodle
Permite la integración con moodle para la tramitación del alta del login y password del alumno.