Adaptación de vTiger CRM para Empresas Instaladoras/Mantenimientos

Gestión de Mantenimiento e Instalaciones 360: De la Orden de Trabajo a la Factura Recurrente.

En vTigerSpain.es estamos especializados en el desarrollo de software de gestión de vTiger CRM para empresas de gestión de instalaciones y mantenimientos de maquinaria. Contamos con amplia experiencia en este tipo de proyectos.

Módulos de Administración Centrales

Módulo de Equipos Instalados
Registra el conjunto de equipos que tenemos instalados en los posibles Centros de Trabajo de los clientes. Cada equipo se le puede asociar un contrato de mantenimiento vigente al mismo.Cada equipo es identificado por su número de serie. Dentro de cada equipo tenemos todo el historial de intervenciones de incidencias y partes de trabajo relacionados con el mismo.
Módulo de Tickets de trabajo
Registra el conjunto de incidencias de posventa que hay con Cuentas o Contactos de clientes. Dada una incidencia esta pasa por distintos estados (pendiente, en progreso, resuelta). Las incidencias pueden ser aperturadas automáticamente en el vTiger por un email que envíe un cliente o bien por un alta desde el módulo de portal de clientes. Este módulo cuenta con una app Android que permite a los técnicos poder trabajar en casa del cliente gestiónando estos tickets, recojiendo la firma de aceptación, e indicando el material consumido durante la intervención.
Módulo de Contratos de Servicio
Registra el conjunto de Contratos de Servicio de mantenimientos que tenemos con nuestros clientes. Estos contratos de servicio tienen un periodo de vigencia y nos permite tener control de cuando debemos dar un soporte o mantenimiento gratuito a un cliente nuestro.
Módulo de Centros de Trabajo
A través de este módulo se permite disponer de una base de datos de direcciones de centros de trabajo para poder vincular a tickets de soporte y ubicar cada soporte en una dirección de centro de trabajo de un cliente dado.
Módulo de Gestión de Auditorias de control de instalaciones
Registra todas aquellas auditorias que van realizando los técnicos chequeando una serie de parametros de control de las instalaciones para por ejemplo sistemas contraincendios, a partir de estos parametros insertados se extrae un informe en PDF de consultoría para enviarlo al cliente.
Módulo de Contactos
Registra las personas o contactos que trabajan en cada una de las cuentas, todo contacto debe estar relacionado con una Cuenta la cual es la empresa para la que trabaja. El contacto tiene datos de email, teléfono, dirección específicos del mismo y que pueden ser distintos al de su Cuenta asociada..

Optimización de la Gestión Financiera

Módulo de Productos/Servicios

Registra todos los productos y servicios, con sus respectivos precios de venta, distintas tarifas de ventas, Iva aplicable, stock disponible. Los servicios son productos especiales, los cuales no tienen stock. Hay posibilidad de clasificar por familias de productos. Todos los productos son visibles a la hora de hacer presupuestos, órdenes de venta, facturas, órdenes de compra. Cada producto tiene un Stock en el almacén donde por cada Albarán de Entrada se ve incrementado y por cada Factura de Venta se ve decrementado.

Módulo de Domiciliaciones Bancarias

Este módulo permite aglutinar un conjunto de recibos bancarios y lanzar un fichero XML para ser cargado como una domiciliación bancaria en el banco cumpliendo la norma SEPA.

Módulo de Campañas

Registra el conjunto de campañas comerciales que se quieren gestionar desde el CRM. A una campaña comercial puedes agregarle N registros de Contactos, Precontactos, o Cuentas. Como fruto de una campaña tienes M registros de nuevas oportunidades de negocio generadas.
Podemos enviar automáticamente emails personalizados uno a uno a todos los contactos asociados a la campaña y medir las aperturas de emails que se han producido por parte de los contactos.

Módulo de Gestión de Cobros y Pagos

Registra el conjunto de Cobros de Facturas (Efectos) pendientes y los marca como completados tras la conciliación bancaria. Tras registrar los cobros de la Factura pendiente, esta queda marcada como Pagada automáticamente. Desde la factura se crea un registro de cobro nuevo con la cantidad de cobro que queda restante para dicha Factura.

Para los pagos a proveedores estos pueden ser registrados en este mismo módulo, toda Factura de compra de proveedor se le van asociando los registros de pagos, quedando marcadas como pagadas las facturas de proveedor automáticamente tras la marca como completados de dichos pagos.

Módulo de Órdenes de Compra/Albaran Compra/Factura Compra

Registra el conjunto de Peticiones de Compras, Albaranes de Entrada, Facturas de Compra que se efectúan hacia los proveedores. Toda orden de compra está asociada a un proveedor y tiene una fecha de registro. La orden de compra tiene N productos/servicios asociados. Dentro de la orden de compra, cuando confeccionamos la misma podemos elegir como precio del producto al precio de una tarifa especial de compras. La orden de compra es transformada a Albarán de Entrada y ahí en el momento que se pone a estado “recibido” esto provoca que el Stock del producto se vea incrementado en las N unidades de dicho producto en el Albarán de Entrada.

Módulo de Presupuestos

Registra los presupuestos que se van emitiendo a cada Cuenta. Dado un presupuesto se compone de N líneas de productos/servicios a presupuestar. Todo presupuesto puede imprimirse a PDF, puede asociarse a una oportunidad de negocio y tiene una fecha de emisión del mismo. Los presupuestos pueden pasar por distintos estados (creado, pendiente, aceptado). Todo presupuesto podemos generar a partir de el una copia de Orden de Venta o una copia de Factura correspondiente (Facturarlo).

Módulo de Exportación hacia Contaplus

Permite la exportación a ficheros CSV compatibles con Contaplus de los registros de cuentas, facturas y recibos bancarios para ser importados dentro del programa Contaplus.

Módulo de Clientes

Registra el conjunto de empresas, organismos o particulares que son la fuente de sus ingresos y la base de su negocio. Más allá de la información básica, este módulo permite establecer la relación jerárquica (ej. Empresa como pagador de un Alumno) y gestionar todas las interacciones a lo largo del tiempo.

Desde aquí, puede emitir directamente matrículas, generar recibos bancarios y emitir facturas. Además, permite la asociación de oportunidades de negocio y el seguimiento detallado de cada lead hasta su conversión, asegurando una gestión comercial completa y centralizada de todas las cuentas.

Aquí tenemos otros módulos desarrollados para tí.

Módulo de Gestión de Tickets por app Android
Registra el conjunto de incidencias de posventa que hay con Cuentas o Contactos de clientes. Dada una incidencia, esta pasa por distintos estados (pendiente, en progreso, resuelta). Las incidencias pueden ser aperturadas automáticamente en el vTiger por un email que envíe un cliente o bien por un alta desde el módulo de portal de clientes.
Módulo de Proveedores
Registra la base de datos de proveedores que se disponen para poder emitir órdenes de compra hacia los mismos.
Módulo de Facturas
Registra el conjunto de Facturas de ventas que hay hacia Clientes (Cuentas). Toda factura puede estar asociada a un Presupuesto, Pedido o Albarán inicial generado a partir de ella.
Módulo de Facturas Recurrentes
Registra el conjunto de Facturas automáticas a crear para recibos automáticos mensuales.
Módulo de Facturación automática de Tickets
A través de este módulo podemos facturar automáticamente todos los tickets pendientes de un cliente, se crea la factura y se imputan todas las horas trabajadas fuera de contrato y los materiales empleados en cada uno de los tickets de intervención.
Módulo de Tareas / Eventos
Dado un contacto, precontacto, o cuenta podemos crearle un registro de Tarea o de Evento que permite controlar dentro del calendario la fecha de realización de la misma, igualmente queda registrado y asociado dentro de la ficha del contacto.
Módulo de Oportunidades
Registra todas aquellas oportunidades de negocio detectadas con cuentas o contactos. Una vez convertimos el precontacto el programa nos da la opción de crear una oportunidad de negocio con la cuenta/contacto creado.
Módulo de Documentos
Gestiona documentos que pueden ser asociados a Cuentas, Contactos, Precontactos, Oportunidades, Presupuestos, Facturas y otros módulos principales. Se puede estructurar en carpetas toda esta gestión documental. Se pueden adjuntar estos documentos en el proceso de enviar emails desde la propia herramienta.